【学习要点及目标】

了解系统管理在整个软件管理中的作用，掌握其主要功能，包括账套的管理、用户和角色的管理以及如何给用户赋权限等。

【知识体系导图】

2.1 注册

系统管理是用友ERP-U8管理软件中一个非常特殊的组成部分。它的主要功能是对用友ERP-U8管理软件的各个产品进行统一的操作管理和数据维护，具体包括账套管理、年度账套管理、操作员及权限的集中管理、系统数据及运行安全的管理等方面。
例2-1 以系统管理员（Admin）注册系统管理。
【操作步骤】
（1）选择“开始”—“用友ERP-U8”—“系统服务”—“系统管理”，进入系统管理模块。
（2）选择“系统”—“注册”功能菜单，显示登录系统界面。
（3）选择服务器，输入操作员名称，即直接在“操作员”栏中输入admin即可，如图2-1所示。初始密码为空，如果需要修改密码，可勾选“改密码”选项，则会弹出密码修改窗口，输入两次新密码后单击“确定”即可。

【注意事项】
（1）系统管理员（Admin）和账套主管。
系统允许以两种身份注册进入系统管理。一种是以系统管理员的身份，另一种是以账套主管的身份。系统管理员负责整个系统的总体控制和数据维护工作，他可以管理该系统中所有的账套。账套主管负责所属账套的维护工作。
（2）系统管理员与账套主管的区别。

2.2 角色和用户

1．角色
角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。
【操作步骤】
（1）在“系统管理”主界面，选择“权限”菜单中的“角色”，单击进入角色管理功能界面。
（2）在角色管理界面，单击“增加”按钮，显示“增加角色”界面，输入角色编码，在所属用户名称中可以选中归属该角色的用户。单击“增加”按钮，保存新增设置。
（3）可以使用“定位”功能，在角色列表中查找，选中要修改的角色，单击“修改”按钮，进入角色编辑界面，对当前所选角色记录进行编辑，除角色编号不能进行修改之外，其他的信息均可以修改。
（4）删除当前的角色，单击“删除”按钮，则将选中的角色删除，在删除前系统会让您进行确认。如果该角色有所属用户，是不允许删除的。必须先进行“修改”，将所属用户置于非选中状态，然后才能进行角色的删除。
2．用户
用户是指有权限登录系统，对系统进行操作的人员，即通常意义上的“操作员”。每次注册登录系统，都要进行用户身份的合法性检查。只有分配了具体的用户权限后，才能进行相关的操作。
例2-2 对以下操作员进行增加、修改和删除操作。

【操作步骤】
（1）在“系统管理”主界面，选择“权限”菜单中的“用户”，单击进入用户管理功能界面。
（2）在用户管理界面，单击“增加”按钮，显示“增加用户”界面。此时录入编号、姓名、口令、所属部门、E-mail、手机号内容，并在所属角色中选中归属的内容，如图2-2所示。然后单击“增加”按钮，保存新增用户 信息。

（3）可以使用“定位”功能，在用户列表中查找，选中要修改的用户信息，单击“修改”按钮，可进入修改状态，但正在启用用户只能修改口令、所属部门、E-mail、手机号和所属角色的信息，可以使用“定位”功能，在角色列表中查找所属角色。此时系统会在“姓名”后出现“注销当前用户”的按钮，如果需要暂时停止使用该用户，则单击此按钮。此按钮会变为“启用当前用户”，可以单击继续启用该用户。
（4）选中要删除的用户，单击“删除”按钮，可删除该用户。但正在启用的用户不能删除。

【注意事项】
（1）用户和角色设置不分先后顺序，用户可以根据自己的需要先后设置。但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，如果选择其归属哪一个角色，则其自动具有该角色的权限。
（2）一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。
（3）若角色已经在用户设置中被选择过，系统则会将这些用户名称自动显示在角色设置中的所属用户名称的列表中。
（4）若修改了用户的所属角色，则该用户对应的权限也跟着角色的改变而相应的改变。
（5）所有新增用户默认都属于“普通用户”角色。
（6）只有系统管理员才有权限进行本功能的设置。

2.3 建立新账套

账套是指一组紧密相关的账务数据。一般为集团企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，用友ERP-U8管理系统中最多可以创建999个账套。
在使用系统之前，首先要新建本单位的账套。用户在系统管理界面单击“账套”菜单选择“建立”，则进入建立单位新账套的功能。
1．输入账套信息
用于记录新建账套的基本信息，界面中的各栏目说明如下。

• 已存账套：系统将现有的账套以下拉框的形式在此栏目中表示出来，用户只能参照，而不能输入或修改。其作用是在建立新账套时可以明晰已经存在的账套，避免在新建账套时重复建立。
• 账套号：用来输入新建账套的编号，用户必须输入，可输入3个字符（只能是001～999之间的数字，而且不能是已存账套中的账套号）。
• 账套名称：用来输入新建账套的名称，作用是标识新账套的信息，用户必须输入。最多可以输入40个字符。
• 账套语言：用来选择账套数据支持的语种，也可以在以后通过语言扩展对所选语种进行扩充。
• 账套路径：用来输入新建账套所要被保存的路径，用户必须输入（可以参照输入），但不能是网络路径中的磁盘。
• 启用会计期：用来输入新建账套将被启用的时间，具体到“月”，用户必须输入。
• 会计期间设置：因为企业的实际核算期间可能和正常的自然日期不一致，所以系统提供此功能进行设置。

例2-3 创建以下账套信息。
账套号：302；账套名称：龙江沐菲高科技股份有限公司；采用默认账套路径；启用会计期：2011年01月；会计期间设置：默认。
【操作步骤】
（1）执行“账套”—“建立”命令，打开“创建账套”对话框。
（2）输入账套信息，如图2-3所示。

现存账套：系统将已存在的账套以下拉列表框的形式显示，用户只能查看，不能输入或修改。
账套号：必须输入。输入账套号302。
账套名称：必须输入。输入“龙江沐菲高科技股份有限公司”。
账套路径：用来确定新建账套将要被放置的位置，系统默认的路径为“C:\U8SOFT\ADMIN”，用户可以人工更改，也可以利用“…”按钮进行参照输入，本例采用系统默认路径。
启用会计期：必须输入。系统默认为计算机的系统日期，更改为“2011年1月”。
是否集团账套，是否建立专家数据库：不选择。

【注意事项】 只有系统管理员用户才有权限创建新账套。

2．输入单位信息
用于记录本单位的基本信息，单位名称为必须输入项目。输入完成后，单击“下一步”按钮，可进行“核算类型”设置。
例2-4 输入以下单位信息。
单位名称：龙江沐菲高科技股份有限公司；单位简称：沐菲公司；单位地址：哈尔滨市南岗区学府路99号；法人代表：肖宏；邮政编码：150001；联系电话：66666666；税号：111110000888221。
【操作步骤】
（1）在例2-3录入界面，即图2-3“账套信息”对话框中单击“下一步”按钮，进入“单位信息”对话框。
（2）输入单位信息，如图2-4所示。

单位名称：用户单位的全称，必须输入。企业全称只在发票打印时使用，其余情况全部使用企业的简称。本例输入“龙江沐菲高科技股份有限公司”。
单位简称：用户单位的简称，最好输入。本例输入“沐菲公司”。
其他栏目都属于任选项。
3．核算类型设置
用于记录本单位的基本核算信息，界面各栏目说明如下。

• 本币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码，系统默认的是“人民币”的代码RMB。
• 本币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称。系统默认的是“人民币”，此项为必 有项。
• 账套主管：用来确认新建账套的账套主管，用户只能从下拉框中选择输入。对于账套主管的设置和定义请参考操作员和划分权限。
• 企业类型：用户必须从下拉框中选择输入与自己企业类型相同或最相近的类型。系统提供工业、商业和医药流通三种选择。
• 行业性质：用户必须从下拉框中选择输入本单位所处的行业性质。
• 是否按行业预置科目：如果用户希望采用系统预置所属行业的标准一级科目，则在该选项前打勾，那么进入产品后，会计科目已经由系统自动设置；如果不选，则由用户自己设置会计科目。
  例2-5 采用以下核算类型。
  该企业的记账本位币：人民币（RMB）；企业类型：工业；行业性质：2007年新会计制度；科目预置语言：中文（简体）；账套主管：孟非；选中“按行业性质预知科目”复选框。
  【操作步骤】
  （1）在例2-4录入界面，即图2-4“单位信息”对话框中单击“下一步”按钮，进入“核算类型”对话框。
  （2）设置以下内容，如图2-5所示。

本币代码：必须输入。本例采用系统默认值“RMB”。
本币名称：必须输入。本例采用系统默认值“人民币”。
企业类型：用户必须从下拉列表框中选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式，则系统不能处理受托代销业务；如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。本例选择“工业”。
行业性质：用户必须从下拉列表框中选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。本例选择行业性质为“2007年新会计制度科目”。
科目预置语言：中文（简体）（V8.72为多语言版本）。
账套主管：必须从下拉列表框中选择输入。本例选择“101孟非”。
按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该复选框。本例选择“按行业性质预置科目”。
4．基础信息设置
界面各栏目说明如下。

• 存货是否分类：如果您单位的存货较多，且类别繁多，您可以在存货是否分类选项前打勾，表明您要对存货进行分类管理；如果您单位的存货较少且类别单一，您也可以选择不进行存货分类。注意，如果您选择了存货需要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案。
• 客户是否分类：如果您单位的客户较多，且您希望进行分类管理，您可以在客户是否分类选项前打勾，表明您要对客户进行分类管理；如果您单位的客户较少，您也可以选择不进行客户分类。注意，如果您选择了客户分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置客户分类，然后才能设置客户档案。
• 供应商是否分类：如果您单位的供应商较多，且希望进行分类管理，您可以在供应商是否分类选项前打勾，表明您要对供应商进行分类管理；如果您单位的供应商较少，您也可以选择不进行供应商分类。注意，如果您选择了供应商分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置供应商分类，然后才能设置供应商档案。
• 是否有外币核算：如果您单位有外币业务，例如用外币进行交易业务或用外币发放工资等，可以在此选项前打勾。 如果单位的存货、客户、供应商相对较多，可以对他们进行分类核算。如果此时不能确定是否进行分类核算，也可以在建账完成后，利用“账套主管”身份进入“系统管理”，在“修改账套”功能中再设置分类核算。
  例2-6 录入以下基本信息。
  该企业有外币核算，进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类。

【操作步骤】
（1）在例2-5录入界面，即图2-5“核算类型”对话框中单击“下一步”按钮，进入“基础信息”对话框。
（2）按照本例要求，选中“存货是否分类”、“客户是否分类”、“供应商是否分类”、“有无外币核算”四个复选框，如图2-6所示，单击“完成”按钮，弹出系统提示“可以创建账套了么？”，单击“是”按钮，稍候，打开“编码方案”对话框。

【注意事项】
（1）此处创建账套需要的时间较长，请耐心等待。
（2）输入完成后，若单击“完成”按钮，系统提示“可以创建账套了么？”，单击“是”完成上述信息设置，进行下面设置；若单击“否”返回确认步骤界面；若单击“上一步”按钮，返回上一步设置；若单击“取消”按钮，取消此次建账操作。
5．确定编码方案
为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，系统要求预先设置某些基础档案的编码规则，即规定各种编码的级次及各级的长度。建账完成后，可以继续进行相关设置，也可以以后从企业门户中进行设置。
（1）科目编码方案。
在账套信息录入完毕后单击“完成”时，会出现一个界面，即编码级次界面。如果设置科目编码级次为422，其意义为：
第一级科目的编码长度为4，最多可以设立9999个一级科目。
第二级科目的编码长度为2，最多可以设立99个二级科目。
第三级科目的编码长度为2，最多可以设立99个三级科目。
（2）部门编码方案。
部门编码级次默认为12，其意义为：第一级部门的编码长度为1，最多可以设置10个部门（即从0到9）。
第二级部门的编码长度为2，最多可以设置100个部门（即从00到99）。
例2-7 录入以下编码方案。
科目编码级次： 4222
客户分类编码级次： 234
供应商分类编码级次： 234
部门编码级次： 122
地区分类编码级次： 234
结算方式编码级次： 12
【操作步骤】
（1）在“编码方案”对话框中，根据资料所给内容修改系统默认值，如图2-7所示。

（2）单击“确认”按钮，再单击“取消”按钮，可打开“数据精度定义”对话框。
【注意事项】
（1）此设置也可以利用“企业门户”—“基础设置”—“基础信息”下面的“编码方案”功能进行修改。
（2）除了科目编码级次的第1级以外，其他编码级次都可以根据需要进行修改。
（3）由于建立账套时，按照账套的所选行业会计制度系统预置了一级会计科目，因此第1级科目编码级次不能修改。
6．确定数据精度
数据精度是指定义数据的小数位数。由于不同企业对数量、单价等的核算精度要求一般不尽相同，因此系统提供了自定义数据精度的功能。如果需要进行数量核算，需要认真填写该项。
例2-8 该单位需要对数量、单价等进行数量核算，小数定义为2。
【操作步骤】
（1）根据资料修改小数位数，本例采用系统默认值，如图2-8所示。
（2）单击“确认”按钮，再单击“取消”按钮。系统弹出“创建账套”系统提示对话框，单击“否”按钮，暂不进行系统启用的设置。系统提示“请进入企业应用平台进行业务操作！”单击“确定”按钮返回。

【注意事项】
（1）当系统弹出“创建账套”系统提示对话框，若单击“是”按钮，则可以进行系统启用设置，若单击“否”按钮，则暂不进行系统启用的设置。
（2）只有在系统启用后，系统才能进行相关业务操作。

2.4 角色和用户的权限设置

1．权限划分
随着经济的发展，用户对管理要求不断变化、提高，越来越多的信息都表明权限管理必须向更细、更深的方向发展。用友ERP-U8提供集中权限管理，除了提供用户对各模块操作的权限之外，还相应地提供了金额的权限管理和对于数据的字段级和记录级的控制，不同的组合方式将为企业的控制提供有效的方法。用友ERP-U8可以实现三个层次的权限管理。
第一，功能级权限管理，该权限将提供划分更为细致的功能级权限管理功能。包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。
第二，数据级权限管理，该权限可以通过两个方面进行权限控制，一个是字段级权限控制，另一个是记录级的权限控制。
第三，金额级权限管理，该权限主要用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量，不涉及内部系统控制的不在管理范围内。
功能权限的分配在系统管理中的权限分配设置，数据权限和金额权限在“企业门户”—“系统服务”—“权限”中进行分配。对于数据级权限和金额级权限的设置，必须是在系统管理的功能权限分配之后才能进行。
2．增加角色和用户的权限
由于角色和用户的权限是指某一操作员拥有某一账套的某些功能的操作权限，因此，在增加角色、操作员和建立账套后，可以在操作员权限设置功能中对非账套主管的操作员进行操作员功能权限设置。
例2-9 设置以下角色和用户权限。
101孟非为账套主管，具有账套主管权限。
102王晓为出纳，具有“总账—凭证—出纳签字”、“总账—出纳”的操作权限。
103刘丹为总账会计，具有总账管理的全部权限及UFO报表权限。
201张扬负责市场业务，具有公共单据、公用目录设置、应收、应付、总账、采购管理、销售管理、库存管理和存货核算等的全部操作权限。
【操作步骤】
（1）单击系统管理下“权限”—“权限”按钮，进入“操作员权限”窗口。
（2）选择302账套，2011年度。
（3）从窗口左侧操作员列表中选择“101孟非”，选中“账套主管”复选框，确定孟非具有账套主管权限。
（4）从窗口左侧操作员列表中选择“102王晓”，单击工具栏上的“修改”按钮，打开“增加和调整权限”的对话框，选中“GL总账”前的“+”图标，展开“总账”、“凭证”项目，选中“出纳签字”权限，再选中“总账”下的“出纳”权限，如图2-9所示，单击“确定”按钮返回。

（5）同理设置“刘丹”的权限，勾选“总账”及“UFO报表”。
（6）同理设置“张扬”的权限，最后单击工具栏上的“退出”按钮，返回系统管理。
【注意事项】
（1）一定要先选账套号（即单位选择正确）。
（2）账套选对之后再选人员姓名，单击“修改”。
（3）“修改”功能是给操作员进行权限分配的。
（4）如果在增加用户和建立账套时已设定“孟非”为账套主管，此处无需再为孟非分配账套主管权限。
（5）在“增加和调整权限”对话框中，单击每一个权限前的“+”，可以展开显示该权限的明细权限，用户可以根据需要增加或修改明细权限。
（6）给出纳分配权限时应注意在操作员权限界面的右侧，“总账”—“凭证”—“出纳签字”的权限容易被忽略掉。
3．设定或取消账套主管
一个账套可以拥有多个账套主管，一个操作员也可以担任多个账套的账套主管。系统默认账套主管自动拥有该账套的全部权限，在设置角色和用户权限时，一般仅对非账套主管的操作员进行相应的权限设置。账套主管的设立首先在建立账套时指定，修改时由系统管理员对账套主管进行设定与取消的操作。
【操作步骤】
（1）若要设定某操作员为账套主管，首先在“操作员权限”窗口的右上角选择所要设置的账套，然后在修改窗口左边选择操作员，最后选中所选账套左边的“账套主管”复选框即可。
（2）若要取消某操作员的账套主管权限，则取消“账套主管”复选框即可。
【注意事项】
（1）对于“账套主管”的分配，只需要将其选中即可。
（2）只有以系统管理员（Admin）的身份进入系统，才能对账套主管分配权限。
（3）如果以账套主管的身份注册，只能分配子系统的权限。但需要注意的是，系统一次只能对一个账套的某一个年度账进行分配，一个账套可以有多个账套主管。
4．删除角色和用户权限
系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除。
例2-10 删除操作员201张扬对302账套的所有权限。
【操作步骤】
（1）在“系统管理”窗口中，选择“权限”菜单中的“权限”命令，打开“操作员权限”对话框。
（2）选择302账套。
（3）选择操作员201张扬。
（4）单击“删除”按钮，系统弹出提示如图2-10所示，单击“是”按钮。

【注意事项】
（1）“删除”功能是将该操作员的所有权限删除。
（2）正在使用的用户权限不能进行修改、删除的操作。如果对某角色分配了权限，则在增加新的用户时（该用户属于此角色），用户自动拥有此角色具有的权限。

2.5 账套管理

2.5.1 账套备份

账套备份即账套输出，是指将所选的账套数据进行备份输出。对于企业系统管理员来说，定时地将企业数据备份出来存储到不同的介质上（如常见的软盘、光盘、网络磁盘等），对数据的安全性是非常重要的。如果企业由于不可预知的原因（如地震、火灾、计算机病毒、人为的误操作等），需要对数据进行恢复，此时备份数据就可以将企业的损失降到最小。而且，对于异地管理的公司，此种方法还可以解决审计和数据汇总的问题。具体操作应根据企业实际情况加以应用。用友ERP-U8提供的账套备份方式有两种，手工备份和自动备份。

2.5.1.1 手工备份

手工备份是指将所选的账套数据进行手工备份输出。
例2-11 手工备份302账套。
【操作步骤】
（1）以系统管理员身份注册，进入系统管理模块。
（2）选择“账套”菜单下级的“输出”功能，弹出账套输出界面。
（3）在“账套号”处选择需要输出的账套“302”，取消“同步输出文件服务器上相关文件”复选框，如图2-11所示。

（4）单击“确认”按钮，稍后片刻，选择输出路径，单击“确认”按钮完成输出。系统提示输出是否成功。
【注意事项】
（1）只有系统管理员（Admin）有权限进行账套输出。
（2）如果将“删除当前输出账套”同时选中，则在输出完成后系统将弹出确认提示，询问是否将该账套数据从当前系统中删除。
（3）在选择输出路径时，一定要双击选定子目录，否则不会保存到想要保存的子目录中，而会保存在上一级目录中。
（4）账套数据的备份文件前缀名统一为UfErpAct。
（5）多次备份时，不要备份到同一文件夹。

2.5.1.2 自动备份

自动备份是指设置备份计划，从而定时自动对设置好的账套进行输出。
【操作步骤】
（1）以系统管理员身份（Admin）或者账套主管身份，进入系统管理模块。
（2）在“系统”菜单下选择“设置备份计划”，弹出“设置备份计划”功能界面。单击增加，输入备份计划，退出即可。 【注意事项】
（1）对于系统输出路径，只能是本地磁盘。
（2）对于发生天数可以按规定范围进行选择，如果手工输入超过规定数值，则在增加、修改保持时系统提示有效范围。

2.5.2 账套引入

账套引入功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。例如：当账套数据遭到破坏时，将最近复制的账套数据引入到本账套中。
例2-12 引入302账套。
【操作步骤】
（1）系统管理员在系统管理界面单击“账套”的下级菜单“引入”，则进入“请选择账套备份文件”界面。
（2）选择要引入的账套302的数据备份路径及文件，单击“确定”按钮表示确认，系统弹出“请选择账套引入的目录，当前默认路径为……”提示。
（3）单击“确定”按钮，进入“请选择账套引入的目录”界面。
（4）使用默认路径，直接单击“确定”按钮。若系统已存在相应账套，则会弹出“此项操作将覆盖[302]账套当前的所有信息，继续吗？”，单击“是”即可。
【注意事项】
（1）只有系统管理员（Admin）有权限进行账套引入。
（2）若系统已有相同账套号的账套，则会弹出确认提示，询问是否覆盖原有相同账套号的账套。

2.5.3 账套修改

当系统管理员建完账套后，在未使用相关信息的基础上，需要对某些信息进行调整，以便使信息更真实准确地反映企业的相关内容时，可以进行适当的调整。
【操作步骤】
（1）用户以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系统管理界面。
（2）选择“账套”菜单中的“修改”，则进入修改账套的功能。
（3）单击“完成”按钮，表示确认修改内容；如放弃修改，则单击“放弃”。
【注意事项】
（1）只有账套主管可以修改其具有权限的账套中的信息，系统管理员无权修改。
（2）修改账套时，有些信息可以修改，如账套名称和单位信息等；有些信息是无法修改的，如账套号等。当然，若要修改账套号，可以直接在备份文件中修改。

2.5.4 账套删除

此功能是根据客户的要求，将所希望删除的账套从系统中删除。此功能可以一次将该账套下的所有数据彻底删除。
【操作步骤】
（1）以系统管理员身份注册，进入系统管理模块。然后从“账套”菜单下级的“输出”功能进入。
（2）此时系统弹出账套输出界面，在“账套号”处选择需要删除的账套，并选中“删除当前输出账套”，单击“确认”进行删除。此时系统会进行输出的工作，在系统进行输出过程中系统有一个进度条，任务完成后，系统会提示输出的路径（此处系统只可以选择本地的磁盘路径，例如：c:\backup下等）。选择输出路径，单击确认完成输出。此时系统提示：“真要删除该账套吗？”，确认后系统删除该账套，取消操作则不删除当前输出账套。
【注意事项】
（1）若正在使用账套时，系统的“删除当前输出账套”是灰色的，则不允许选中。
（2）删除完成后，系统自动将系统管理员注销。
（3）账套删除和账套输出备份的操作基本一样，区别只是在输出选择界面选中删除操作和完成备份后的删除确认。