【学习要点及目标】

会计软件是会计电算化工作一个重要构成要素，在本章中要求掌握会计软件的相关基本理论，包括会计软件的概念、发展历程和各种分类。了解企业资源计划（ERP）与会计软件的关系，重点掌握会计软件在ERP系统中的地位及作用。掌握典型会计软件的安装方法。

1.1 会计软件概述

1.1.1 会计软件的概念

会计软件，是指专门用于完成财务会计工作的电子计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的一系列指挥计算机完成财务会计工作的程序代码和有关的文档技术资料。会计软件是现代信息技术（包括感测技术、电子计算机技术和通信技术）与财务管理、会计核算工作相结合的产物。它用于配合电子计算机完成会计核算和财务管理工作，如日常核算、会计报表编制、本量利分析、筹资决策、投资决策，以及股利分配决策等工作。目前，有关会计软件的称谓并不完全统一，在有些教材和实际经济生活中，亦称“财务软件”、“会计核算软件”、“会计软件系统”、“财务软件系统”，其实，这些称谓并无实质性区别。只是按照财政部《会计电算化管理办法》的规定和大部分财会人员的工作习惯，人们一般将其称为“会计软件”。
会计软件以会计理论和会计方法为核心，以会计制度为依据，以计算机及其应用为技术基础，以会计数据为处理对象，以向会计核算、财务管理和企业经营管理提供信息资料为目标，将计算机技术应用于会计管理工作，属于计算机应用软件的范畴。

1.1.2 会计软件的发展

自1992年以来，中国会计软件发展经历了5个阶段。
（1）第一代“单项处理型会计软件”的系统是以简单核算为主，其目的主要是替代手工会计核算，减轻会计人员的劳动强度，提高会计信息的质量。应用操作也只是为了满足财务人员日常的凭证录入、记账和相关的报表填报工作，属于低水平的财务软件。
（2）第二代“核算型会计软件”出现时，会计电算化已经在国内普及并迅速发展。第二代财务软件比之第一代财务软件，在核算的基础上加重了财务分支管理要素在系统整体中的比重，使财务工作从简单核算升级到以管理为目的、核算为手段的过渡阶段，其初衷在于提高企业管理水平与经济效益。
（3）第三代“管理型会计软件”以财务管理为核心，融合了财务预算、财务分析、财务决策、领导查询等决策分析型的组合应用，实现了集团型、跨地域型企业的各种远程控制（如远程记账、远程报表、远程查账、远程审计、远程监控等）和事中动态会计核算与在线财务管理，能够处理电子单据和进行电子货币结算的一种全新的财务管理模式，成为电子商务发展的一个重要组成部分。
（4）第四代“业务整合型会计软件”在中国切实落地虽然将财务与业务两者融会贯通，合二为一，但仍然没有能实现与税务的对接。然而随着国家金税工程的深入开展，税务信息化已经发展得非常成熟。同样，财务软件进入第四代也从理论到实践上，日臻完善。
（5）第五代“财税协同型财务管理软件”的内容应涉及企业经营的全部流程，在应用需求和应用水平上都呈现出质的飞跃。其核心不再是单纯的软件开发技术，而是融合于产品之中的管理理念和管理思想，由管理技术与软件技术共同构筑产品核心竞争力。同时产品的竞争力还应该体现在产品的稳定性、易用性、可扩展性和良好的兼容性等方面。

1.1.3 会计软件的分类

1．按照会计信息系统的服务层次和提供信息的深入程度分类
（1）会计核算软件。一般指计算机代替手工记账、登账和报账的过程。主要包括财务处理软件、工资核算软件和材料核算软件等。
所谓会计核算软件，是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。它是由一系列指挥计算机执行会计核算工作的程序代码和有关的文档技术资料组成的。凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等均可视为会计核算软件。
一般而言，会计核算软件系统的编制是在分析手工会计核算的基本功能、基本工作流程、基本操作方法和规则的基础上，通过系统分析、系统设计会计核算系统各功能模块的结构，再使用计算机语言或数据库系统，将系统设计的逻辑模型编写成程序，最终形成会计核算软件。借助于会计核算软件，用户可以充分运用计算机强大的运算、存储和逻辑判断功能，对会计原始数据进行加工、储存和处理，并输出各种有用的会计信息资料。会计电算化工作因此变成会计数据的“输入—处理—输出”这样一个简单的工作流程，即输入会计数据，借助会计核算软件对会计数据进行处理，再输出会计信息，从而最终实现会计数据处理的自动化，同时大大提高了会计数据处理的速度和精度。
大型企业中使用的企业资源计划（Enterprise Resources Planning，简称ERP）软件中，用于处理会计核算数据部分的功能模块也属于会计核算软件的范畴。
（2）会计管理软件。主要有资金管理软件、成本管理软件、收入及利润管理软件。
管理型会计软件应该是一种以现代化计算机技术和信息处理技术为手段，以管理会计的模型为基本方法，以核算型会计软件提供的数据为主要数据，从价值和使用价值的角度为企业管理中的结构化、半结构化、非结构化的问题提供信息支持，帮助企业管理者制定正确的科学的经营决策的人机系统。
经过多年来的开发与使用，管理型财务软件已经为财务软件业界大多数人所接受。根据人们对财务软件发展及其功能的需求，笔者认为管理型财务软件应具备如下特征。
① 管理型财务软件应具备完善的核算功能。核算是管理的基础，管理型软件只有利用会计数据的核算结果，才能对其进一步处理，产生企业所需的管理信息。所以，管理型财务软件必须包含核算型软件的账务处理、工资、成本、销售、固定资产、报表等子系统，它是建立在核算型财务软件基础之上的。
② 管理型财务软件应具备预测、管理的功能。对于管理型财务软件，我们不仅需要它有完整、全面的事后核算，更需要财务软件能够对经济活动进行事前的分析、预测以及事中的调整与控制。为了让用户高效、方便地使用软件，必须通过系统集成技术，把综合化的多功能系统组合起来，形成一个功能强大的管理型会计信息系统。
③ 管理型财务软件应是企业管理信息系统的组成部分。管理型财务软件为我们提供的是企业综合、全面的管理信息，如果只依靠财务部门是远远不够的，需要企业的生产、销售、采购等部门与管理型财务软件建立紧密的接口，及时、准确地将数据传递给会计系统，从而建立起以管理型财务软件为核心的企业管理信息系统。
（3）会计决策软件。
用于帮助会计问题的决策者制定科学的经营决策和预测工作，主要包括量本利分析软件、利润决策软件和投资决策软件。
2．按照会计信息共享程度分类
（1）单用户会计软件。
单用户核算软件是指会计软件只装在一台或几台机器上，计算机之间单独运行，生成的数据只存储于各自计算机中，计算机之间不能进行数据交换和共享。
（2）网络与多用户会计软件。 多用户（网络）核算软件是指将会计核算软件安装在一个多用户系统的主机（或计算机网络的服务器）上，各个终端可以同时运行该软件，并且各个终端上的会计操作人员可以同时共享会计 信息。
3．根据会计软件不同的适用范围和通用性水平分类
（1）专用会计软件。定点开发的会计软件，也称单位专用会计软件，是指仅适用于个别单位会计业务的会计软件。如企业针对自身会计核算和管理的特点与要求而研制开发的会计软件。
定点开发会计软件的特点是把适合使用单位特点的会计核算规则与管理方法编入会计软件，如将会计科目、报表格式、工资项目、固定资产项目、计算方法等在程序中固定。其优点是比较适合使用单位的具体情况，针对性强，使用方便。其缺点是受空间和时间上的限制，只能在个别单位和一定时期内使用，灵活性较差。
按软件开发者的主体不同，定点开发会计核算软件又可划分为本单位自行开发的会计核算软件、委托其他单位开发的会计核算软件和其他单位联合开发的会计核算软件三种类型。
（2）通用会计软件。通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件。目前，我国的通用会计核算软件以商品化软件为主。例如，用友U8系列、金蝶K3系列的通用企业会计软件可适用于工业、商品流通、交通运输、农业、外资、股份制等各种类型的企业。如按适用范围划分，通用会计核算软件又可分为全国通用的会计核算软件和行业通用的会计核算软件。
为了体现“通用”的特点，通用会计核算软件一般都设置“初始化”模块，用户在首次使用通用会计核算软件时，必须首先使用该模块，对本单位的所有会计核算规则进行初始化设置，从而把通用会计核算软件转化为一个适合本单位核算情况的专用会计核算软件。所以，在会计电算化工作中，为了使通用会计核算软件专用化，通常把输入单位会计核算规则的工作称为“系统初始化”，如账务处理系统初始化、报表处理系统初始化、工资核算系统初始化、固定资产核算系统初始化等。
在理论上，通用会计软件可以解决软件的适用性问题，具有优越性和科学性，但在实际工作中，通用会计软件在以下几方面也存在着明显的不足：
① 软件越通用，系统初始化的工作量越大；
② 软件越通用，计算机资源浪费越严重；
③ 软件越通用，一些用户的会计核算工作的细节就越容易被忽视，有些过程的使用和结果未必能完全满足用户的需要。
在这种情况下，市场上出现了许多适应本行业和本地区特点的通用会计软件，这些软件在特定范围内也具有非常强的通用性。

1.2 ERP与会计软件

1.2.1 ERP的含义及其发展

ERP——企业资源规划系统（Enterprise Resource Planning）是在先进的企业管理思想的基础上，应用信息技术实现对整个企业资源的一体化管理。ERP是一种可以提供跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统。它在企业资源最优化配置的前提下，整合企业内部主要或所有的经营活动，包括财务会计、管理会计、生产计划及管理、物料管理、销售与分销等主要功能模块，以达到效率化经营的目标。
1．ERP产生的背景
20世纪，信息技术得到了突飞猛进的发展，企业开始利用信息技术建立管理信息系统。同时信息技术的发展也极大地促进了管理思想的发展。现代企业的管理模式对信息技术的依赖程度不断加深，由最初的记录数据、查询和汇总，发展到今天的全球性企业管理信息系统。其发展过程大致可以划分为以下几个阶段。
第一阶段：MRP（物料需求计划）产生于20世纪60年代，它主要用于采购管理和库存控制。其主要的功能是利用物料清单、库存数据和主生产计划计算物料的需求。
第二阶段：闭环MRP产生于20世纪70年代，在MRP的基础上，集成了粗能力计划、能力需求计划、生产和采购，形成反馈，构成封闭的循环。
第三阶段：MRPⅡ（制造资源计划）产生于20世纪80年代，在闭环MRP的基础上，集成了财务、供销链管理和制造，构成了完整的企业管理流程。
第四阶段：ERP（企业资源计划）产生于20世纪90年代初，在MRPⅡ的基础上，采用了更先进的IT技术，如Internet技术、图形界面、第四代计算机语言、关系型数据库、客户机服务器型分布式数据库处理、开放系统和简化集成等。在功能方面，ERP的功能更强大，能够支持多种制造类型和混合制造，集成更多的功能模块包括供应链，ERP集成了整个供应、制造和销售过程，并将系统延伸到供应商和客户。同时，系统集成功能更强，能够支持企业的全球运作。随着ERP作为企业管理工具功能的不断加强，其应用领域也扩展到金融、通信、零售和高科技等第三产业。
2．ERP系统的管理思想
ERP的核心思想是实现对整个供应链的有效管理，主要体现在三个方面。
（1）对整个供应链进行管理：现代企业要在市场上获得竞争优势，仅仅依靠自身的资源是不够的，必须把经营过程中的有关各方，如供应商、制造商、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中。竞争已不再是一个单一企业与其他单一企业之间的竞争，而是一个企业供应链与其他企业供应链之间的竞争。
（2）进行精益生产和敏捷制造：精益生产（Lean Production）是指基于供应链的伙伴关系进行生产；敏捷制造（Agile Manufacturing）是指利用企业的基本供应链和短期供应链，时刻保持产品的高质量、多样化和灵活性。
（3）强调事先计划与事中控制：ERP计划体系基于整个供应链制定生产、物流、财务、人力资源等各方面计划，同时ERP在事务处理的同时生成记录，便于实现事中控制和实时决策。
3．ERP的本质
ERP系统是综合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机软硬件于一体的企业资源管理系统。它的核心是面向供应链的管理思想，它的载体是综合应用了客户机/服务器体系、关系型数据库结构、面向对象技术、网络通讯等信息技术，按照ERP管理思想设计的软件产品。

1.2.2 ERP的作用

ERP的主要作用如下所述。
（1）提供集成的信息系统，实现业务数据和资料共享。
（2）理顺和规范业务流程，消除业务处理过程中的重复劳动，实现业务处理的标准化和规范化，提供数据集成，业务处理的随意性被系统禁止，使得企业管理的基础工作得到加强，工作的质量进一步得到保证。
（3）由于数据的处理由系统自动完成，准确性与及时性大大提高，分析手段更加规范和多样，不但减轻了工作强度，还将促进企业管理人员从繁琐的事务处理中解放出来，用更多的时间研究业务过程中存在的问题，研究并运用现代管理方法改进管理，促进现代管理方法在企业中的广泛应用。
（4）加强内部控制，在工作控制方面能够做到分工明确，适时控制，对每一环节所存在的问题都可以随时反映出来，系统可以提供绩效评定所需要的数据。
（5）通过系统的应用自动协调各部门的业务，使企业的资源得到统一规划和运用，降低库存，加快资金周转的速度将各部门联成一个富有团队精神的整体，协调运作。
（6）帮助决策，公司的决策层能够适时得到企业动态的经营数据和ERP系统的模拟功能来协助进行正确的决策。

1.2.3 ERP的主要功能模块

由于各个ERP厂商的产品风格与侧重点不尽相同，因而其ERP产品的模块结构也相差较大。对于初次了解ERP的读者来说，有时可能会觉得弄不清到底哪个才是真正的ERP系统。所以，在这里，撇开实际的产品，从企业的角度来简单描述一下ERP系统的功能结构，即ERP能够为企业做什么，它的模块功能到底包含哪些内容。
ERP是将企业所有资源进行整合集成管理，简单的说是将企业的三大流——物流、资金流和信息流进行全面一体化管理的管理信息系统。它的功能模块以不同于以往的MRP或MRPII的模块，它不仅可用于生产企业的管理，而且在许多其他类型的企业如一些非生产、公益事业的企业也可导入ERP系统进行资源计划和管理。这里将仍然以典型的生产企业为例子来介绍ERP的功能模块。
在企业中，一般的管理主要包括三方面的内容：生产控制（计划、制造）、物流管理（分销、采购、库存管理）和财务管理（会计核算、财务管理）。这三大系统本身就是集成体，它们互相之间有相应的接口，能够很好地整合在一起来对企业进行管理。另外，要特别一提的是，随着企业对人力资源管理重视的加强，已经有越来越多的ERP厂商将人力资源管理纳入了ERP系统。
1．财务管理模块
企业中，清晰分明的财务管理是极其重要的。所以，在ERP整个方案中它是不可或缺的一部分。ERP中的财务模块与一般的财务软件不同，作为ERP系统中的一部分，它和系统的其他模块有相应的接口，能够相互集成，比如，它可将由生产活动、采购活动输入的信息自动计入财务模块生成总账、会计报表，取消了输入凭证繁琐的过程，几乎完全替代以往传统的手工操作。一般的ERP软件的财务部分分为会计核算与财务管理两大块。
（1）会计核算。会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。
① 总账模块。它的功能是处理记账凭证输入、登记，输出日记账、一般明细账及总分类账，编制主要会计报表。它是整个会计核算的核心，应收账、应付账、固定资产核算、现金管理、工资核算、多币制等各模块都以其为中心来互相传递信息。
② 应收账模块。是指企业应收的由于商品赊欠而产生的正常客户欠款账。它包括发票管理、客户管理、付款管理、账龄分析等功能。它和客户订单、发票处理业务相联系，同时将各项事件自动生成记账凭证，导入总账。
③ 应付账模块。会计里的应付账是企业应付购货款等账，它包括了发票管理、供应商管理、支票管理、账龄分析等。它能够和采购模块、库存模块完全集成以替代过去繁琐的手工操作。
④ 现金管理模块。它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括了对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。在ERP中提供了票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。此外，它还和应收账、应付账、总账等模块集成，自动产生凭证，过入总账。
⑤ 固定资产核算模块。即完成对固定资产的增减变动以及折旧有关基金计提和分配的核算工作。它能够帮助管理者对固定资产的现状有所了解，并能通过该模块提供的各种方法来管理资产，以及进行相应的会计处理。它的具体功能有：登录固定资产卡片和明细账，计算折旧，编制报表，以及自动编制转账凭证，并转入总账。它和应付账、成本、总账模块集成。
⑥ 多币制模块。这是为了适应当今企业的国际化经营，对外币结算业务的要求增多而产生的。多币制将企业整个财务系统的各项功能以各种币制来表示和结算，且客户订单、库存管理及采购管理等也能使用多币制进行交易管理。多币制和应收账、应付账、总账、客户订单、采购等各模块都有接口，可自动生成所需数据。
⑦ 工资核算模块。自动进行企业员工的工资结算、分配、核算以及各项相关经费的计提。它能够登录工资、打印工资清单及各类汇总报表，计算计提各项与工资有关的费用，自动做出凭证，导入总账。这一模块是和总账，成本模块集成的。
⑧ 成本模块。它将依据产品结构、工作中心、工序、采购等信息进行产品的各种成本的计算，以便进行成本分析和规划。还能用标准成本或平均成本法按地点维护成本。
（2）财务管理。财务管理的功能主要是基于会计核算的数据，再加以分析，从而进行相应的预测、管理和控制活动。它侧重于财务计划、控制、分析和预测。
① 财务计划：根据前期财务分析做出下期的财务计划、预算等。
② 财务分析：提供查询功能和通过用户定义的差异数据的图形显示进行财务绩效评估，账户分析等。
③ 财务决策：财务管理的核心部分，中心内容是做出有关资金的决策，包括资金筹集、投放及资金管理。
2．生产控制管理模块
这一部分是ERP系统的核心所在，它将企业的整个生产过程有机地结合在一起，使得企业能够有效地降低库存，提高效率。同时各个原本分散的生产流程的自动连接，也使得生产流程能够前后连贯地进行，而不会出现生产脱节，耽误生产交货时间。
生产控制管理是一个以计划为导向的先进的生产、管理方法。首先，企业确定它的一个总生产计划，再经过系统层层细分后，下达到各部门去执行。即生产部门以此生产，采购部门按此采购等。
（1）主生产计划。它是根据生产计划、预测和客户订单的输入来安排将来的各周期中提供的产品种类和数量，它将生产计划转为产品计划，在平衡了物料和能力的需要后，精确到时间、数量的详细的进度计划。是企业在一段时期内的总活动的安排，是一个稳定的计划，是以生产计划、实际订单和对历史销售分析得来的预测产生的。
（2）物料需求计划。在主生产计划决定生产多少最终产品后，再根据物料清单，把整个企业要生产的产品的数量转变为所需生产的零部件的数量，并对照现有的库存量，可得到还需加工多少，采购多少的最终数量。这才是整个部门真正依照的计划。
（3）能力需求计划。它是在得出初步的物料需求计划之后，将所有工作中心的总工作负荷，在与工作中心的能力平衡后产生的详细工作计划，用以确定生成的物料需求计划是否是企业生产能力上可行的需求计划。能力需求计划是一种短期的、实际应用的计划。
（4）车间控制。这是随时间变化的动态作业计划，是将作业分配到具体各个车间，再进行作业排序、作业管理、作业监控。
（5）制造标准。在编制计划中需要许多生产基本信息，这些基本信息就是制造标准，包括零件、产品结构、工序和工作中心，都用唯一的代码在计算机中识别。
① 零件代码，对物料资源的管理，对每种物料给予唯一的代码识别。
② 物料清单，定义产品结构的技术文件，用来编制各种计划。
③ 工序，描述加工步骤及制造和装配产品的操作顺序。它包含加工工序顺序，指明各道工序的加工设备及所需要的额定工时和工资等级等。
④ 工作中心，使用相同或相似工序的设备和劳动力组成的，从事生产进度安排、核算能力、计算成本的基本单位。
3．物流管理
（1）分销管理。销售的管理是从产品的销售计划开始，对其销售产品、销售地区、销售客户各种信息的管理和统计，并可对销售数量、金额、利润、绩效、客户服务做出全面的分析，这样在分销管理模块中大致有三方面的功能。
① 对于客户信息的管理和服务。它能建立一个客户信息档案，对其进行分类管理，进而对其进行针对性的客户服务，以达到最高效率地保留老客户、争取新客户。在这里，要特别提到的就是新出现的CRM软件，即客户关系管理，ERP与它的结合必将大大增加企业的效益。
② 对于销售订单的管理。ERP销售订单是ERP的入口，所有的生产计划都是根据它下达并进行排产的。而销售订单的管理是贯穿了产品生产的整个流程。它包括：

• 客户信用审核及查询（客户信用分级，审核订单交易）。
• 产品库存查询（决定是否要延期交货、分批发货或用代用品发货等）。
• 产品报价（为客户作不同产品的报价）。
• 订单输入、变更及跟踪（订单输入后，变更的修正，及订单的跟踪分析）。
• 交货期的确认及交货处理（决定交货期和发货事物安排）。

③ 对于销售的统计与分析。系统根据销售订单的完成情况，依据各种指标做出统计，比如客户分类统计，销售代理分类统计等等，再就这些统计结果来对企业实际销售效果进行评价：

• 销售统计（根据销售形式、产品、代理商、地区、销售人员、金额、数量来分别进行统计）。
• 销售分析（包括对比目标、同期比较和订货发货分析，来从数量、金额、利润及绩效等方面作相应的分析）。
• 客户服务（客户投诉纪录，原因分析）。

（2）库存控制。用来控制存储物料的数量，以保证稳定的物流支持正常的生产，但又最小限度地占用资本。它是一种相关的、动态的及真实的库存控制系统。它能够结合、满足相关部门的需求，随时间变化动态地调整库存，精确地反映库存现状。这一系统的功能又涉及：
① 为所有的物料建立库存，决定何时定货采购，同时作为交予采购部门采购、生产部门作生产计划的依据。
② 收到订购物料，经过质量检验入库，生产的产品也同样要经过检验入库。
③ 收发料的日常业务处理工作。
（3）采购管理。确定合理的定货量、优秀的供应商和保持最佳的安全储备。能够随时提供定购、验收的信息，跟踪和催促对外购或委外加工的物料，保证货物及时到达。建立供应商的档案，用最新的成本信息来调整库存的成本。具体有：①供应商信息查询（查询供应商的能力、信誉等）。②催货（对外购或委外加工的物料进行跟催）。③采购与委外加工统计（统计、建立档案，计算成本）。④价格分析（对原料价格分析，调整库存成本）。
4．人力资源管理模块
以往的ERP系统基本上都是以生产制造及销售过程（供应链）为中心的。因此，长期以来一直把与制造资源有关的资源作为企业的核心资源来进行管理。企业内部的人力资源，开始越来越受到企业的关注，被视为企业的资源之本。在这种情况下，人力资源管理，作为一个独立的模块，被加入到了ERP的系统中来，和ERP中的财务、生产系统组成了一个高效的、具有高度集成性的企业资源系统。它与传统方式下的人事管理有着根本的不同。
（1）人力资源规划的辅助决策。
① 对于企业人员、组织结构编制的多种方案，进行模拟比较和运行分析，并辅之以图形的直观评估，辅助管理者做出最终决策。
② 制定职务模型，包括职位要求、升迁路径和培训计划，根据担任该职位员工的资格和条件，系统会提出针对本员工的一系列培训建议，一旦机构改组或职位变动，系统会提出一系列的职位变动或升迁建议。
③ 进行人员成本分析，可以对过去、现在、将来的人员成本做出分析及预测，并通过ERP集成环境，为企业成本分析提供依据。
（2）招聘管理。人才是企业最重要的资源。优秀的人才才能保证企业持久的竞争力。招聘系统一般从以下几个方面提供支持。
① 进行招聘过程的管理，优化招聘过程，减少业务工作量；
② 对招聘的成本进行科学管理，从而降低招聘成本；
③ 为选择聘用人员的岗位提供辅助信息，并有效地帮助企业进行人才资源的挖掘。
（3）工资核算。
① 能根据公司跨地区、跨部门、跨工种的不同薪资结构及处理流程制定与之相适应的薪资核算方法。
② 与时间管理直接集成，能够及时更新，对员工的薪资核算动态化。
③ 回算功能。通过和其他模块的集成，自动根据要求调整薪资结构及数据。
（4）工时管理。
① 根据该国或当地的日历，安排企业的运作时间以及劳动力的作息时间表。
② 运用远端考勤系统，可以将员工的实际出勤状况记录到主系统中，并把与员工薪资、奖金有关的时间数据导入薪资系统和成本核算中。
（5）差旅核算。
系统能够自动控制从差旅申请，差旅批准到差旅报销整个流程。并且通过集成环境将核算数据导进财务成本核算模块中去。

1.2.4 ERP与会计软件的关系

总的来说，会计软件是ERP系统的一部分，但其中又分为多种情况，使它们之间又存在很大差别。就小单位而言，财务软件也就是指账务、报表、工资、固定资产等最基本的模块，一般称为会计核算软件。在规模稍大一点的单位，则要用到进销存模块和应收应付模块的软件，但这里的进销存主要还是立足于财务角度，一般把账务、报表、工资、固定资产、进销存、应收应付等一起叫作财务软件或会计软件。ERP软件则还要包含生产制造等模块，ERP软件也称为企业管理软件等。实际上，独立的会计软件和ERP软件在设计思想、功能、技术、实施、应用、维护等方面存在很大不同，对管理的提升也大大不同。
1．从ERP软件的发展看
从ERP软件的发展看，分为两种情况。一种是首先开发生产管理方面的软件，然后引入会计软件，形成ERP软件。另一种是先开发会计软件，然后再扩展到生产管理等模块，形成ERP软件，如用友、金算盘等就属于这类。
2．从范围上看
从范围上看，财务软件是ERP的一部分。ERP软件一般按照模块可以分成财务管理、销售管理、后勤管理（采购管理、售后服务管理和库存管理）、生产管理和人力资源管理等。因此ERP涵盖的管理范围比会计软件广，它对企业的整个资源进行有效的整合，使企业的资源能够得到最有效的利用。会计软件是ERP中的一个组成部分，可以单独使用或与其他模块紧密集成使用。
3．从工作原理的角度看
从工作原理的角度看，会计软件因为主要是针对企业业务进行核算和管理的，因此核算前提是对各项业务单据编制凭证手工输入系统，系统再进行汇总和分析。会计人员大部分的时间仍然要面对烦琐的凭证录入工作而无法将时间用在管理工作上。而ERP中企业的业务是以流程为导向的，会计模块通过ERP中的自动凭证制作系统将这些流程紧密集成在一起，针对不同的业务类型自动触发会计业务事件，而这些会计业务事件对应的凭证已经预先定义会计科目和相关参数，所以当业务发生时，系统自动产生会计凭证，并自动记录到有关账簿。会计人员的工作内容就是对这些凭证进行审核或由系统自动审核，从而大大地减轻会计人员的工作量，将时间集中在管理工作上。
4．从会计软件与ERP核心的角度看
从会计软件与ERP核心的角度看，财务软件的核心是总账，以此为中心设置了许多分类账，如往来账、存货账、销售账等，它从财务的角度将企业的活动资金化。财务信息十分重要，它是经营的成果数据，体现了一个企业的业绩和价值。财务信息的“结果”来源于供、产、销等活动。制造企业的核心价值是将低价值的原料通过生产加工，产出较高价值的符合市场需求的产品，通过市场的分销渠道以适当的营销方式使用户接受其产品。制造企业通过物流的增值来体现自身的价值，围绕整个物流增值过程的供应链管理的核心基础是产品属性（有关生产、计划、成本、财务、库存等）、产品结构和产品生产工艺（BOM）。ERP软件正是以此为核心，进行整个供应链的管理和规划，并通过凭证接口等方式与财务集成，将供、产、销等业务数据及时、准确地转化为会计上所需要的信息，从而对企业的经营过程进行控制。
5．从功能上看
从功能上看，目前会计软件主要以核算为基本目的，从表面上已经能够满足企业的会计核算要求。但是从深层次和管理角度看，管理人员或决策高层更需要的是对各项业务进行分析。如通过财务提供的销售收入、成本和销售毛利希望能从多角度（如客户类型、产品、销售流向区域、销售部门、业务员业绩、计划等）来分析销售情况，如果单纯从会计数据加工就无法完全满足要求。ERP软件则是以业务流程为导向，因此各种发生的会计数据能够与业务联系在一起，在分析时就能够与业务联系起来，进行不同层次的分析。
6．从实施角度看
从实施角度看会计软件的实施相对较为简单，一般由开发商的分支机构或代理实施，或者由用户直接实施，实施周期也短，一般一个月或两个月即可完成。而ERP的实施则很复杂，一般由咨询服务机构等第三方进行实施，实施时间少则几个月，多则半年、一年甚至几年，实施费用很高，甚至往往超过购买ERP软件本身的费用。从实施的风险角度看，会计软件由于规范性较强，变化相对较小，所以实施的成功率很高，一般只存在应用深度问题，而不存在无法应用的问题。但ERP软件则不同，由于涉及企业的各种业务，而且关联性非常强，业务的变化往往引起整个应用模式的变化，实施的风险就很大。就算是现在应用了，由于市场、业务、管理的变化也可能导致ERP软件无法运行下去。当然，ERP软件也在发展，如以平台等具备良好二次开发环境为基础开发和定制的软件，则能够较好地、动态地适应客户不断变化的需求，使软件适应管理的变化和发展。
在实施中遇到的阻力也不同，由于会计制度非常规范，涉及的部门、人员较少，在实施过程中遇到的阻力不大。但ERP的实施在调研、培训、实施过程中将遇到很大的阻力，因为ERP涉及企业内部的诸多部门利益，甚至涉及一些部门的存在与否，以及企业内部的业务流程重组、实施甚至因为这些原因而中途夭折。
7．从应用角度看
从应用角度看，会计软件一般具有区间性要求，如一天、一月、一年，而ERP软件则具有实时性要求。若生产是24小时的连续生产，则要求各环节也要同步。在实际应用过程中对人员的要求也不一样，会计软件涉及的人员较少，要求操作人员对计算机和自己的业务比较熟悉就可以了。而ERP软件则基本上涉及整个企业的员工，还要求使用者对企业的整体情况有所了解，才能实现内部的协同工作。在应用成本上，会计软件应用费用主要是消耗材料和较少的服务费。而ERP软件一般有按年收取的软件更新费用，服务费用也比会计软件高得多。
从不同的角度可以分析会计软件与ERP软件的异同，在具体工作中还要与自己的应用深度、规模大小、使用的软件情况不同来进行更深入的分析，以适应从会计软件到ERP软件的转换。

1.3 用友ERP-U8介绍及其安装

1.3.1 用友ERP-U8（8.72版）简介　

用友ERP-U8.72版（以下简称ERP-U872）企业应用套件是在全面总结、分析、提炼中国中小企业业务运作与管理特性的基础上，针对中小企业不同管理层次、不同管理与信息化成熟度、不同应用与行业特性的信息化需求设计而成的。
1．用友ERP-U8系统构成
用友ERP-U8经过多年的发展，已经形成了全面、完整的总体架构，涉及财务会计、管理会计、客户关系管理、供应链、生产制造管理、人力资源、0A（办公自动化）、决策支持、分销管理、连锁零售、集团应用十余个产品体系61个模块（还不包含分销模块），以精细管理、敏捷经营为核心应用理念，为中小型企业提供全面完整的整体解决方案。
（1）财务会计领域。财务会计部分主要包括总账管理、应收款管理、应付款管理、工资管理、固定资产管理、报账中心、财务票据套打、网上银行、UF0报表和财务分析等子模块。这些子模块从不同的角度，实现了从预算、核算到报表分析的财务管理全过程。
通过对财务会计系列的产品应用，可以充分满足企事业单位对资金流的管理和统计分析需求。
（2）管理会计领域。管理会计部分主要包括项目管理、成本管理及专家财务分析等模块，通过项目和成本管理实现各类工业企业对成本的全面掌控和核算，运用专家财务分析系统帮助企业对各种报表及时进行分析，及时掌握本单位财务状况（赢利能力、资产管理效率、偿债能力和投资回报能力等）、销售及利润分布状况和各项费用明细状况等，为企业管理决策提供依据、指明方向。
（3）供应链管理。供应链管理部分主要包括物料需求计划、采购管理、销售管理、库存管理和存货核算等模块。该部分模块的功能主要在于：增加预测的准确性，减少库存，提高发货供货能力，缩短工作流程周期，提高生产效率，降低供应链成本，减少总体采购成本，缩短生产周期，加快市场响应速度。同时，在这些模块中提供了对采购、销售等业务环节的控制以及对库存资金占用的控制，完成对存货出入库成本的核算，使企业的管理模式更符合实际情况，制定出最佳的企业运营 方案。
（4）集团财务管理。集团财务管理部分主要包括资金管理、行业报表、合并报表等模块及分行业的解决方案。
资金管理实现对企业内外部资金的计息与管理，行业报表和合并报表等则为行业和集团型的用户进行统一管理提供了工具。
（5）商务智能。通过管理驾驶舱满足了企业领导移动办公的需求，企业领导可以随时、随地、随身实现对企业的实时监控。
（6）Web应用。系统的Web应用部分实现了企业互联网模式的经营运作，主要包括Web财务管理、Web资金管理和Web购销存管理，通过Web应用系统，实现了集团财务业务信息及时性、可靠性和准确性，并加强了远程仓库、销售部门和采购部门的管理。
（7）行业解决方案系列。参照各个行业的最佳业务实践，总结30万用户的成功经验，提炼共性需求，开发个性插件，用友ERP-U8平台可以为多个行业提供个性化的解决方案。
2．用友ERP-U872版新特性
目前制造企业面临的市场竞争十分激烈，多数制造企业客户更要做好精细化管理，降低成本，用友ERP-U872正是在这样一个市场背景下应运而生的管理利器。尤其突出的是，用友ERP-U872是应对当前经济环境，针对中国制造企业所面临的重大难题与转型升级的迫切需求精心打造而成的。它不仅实现了在制造业更加深入的应用，增加了对多种最新业务模式的支持，以满足当前中国制造企业行业先进管理的需要，而且在严格的成本控制、业务过程管控、质量管理、快速接单、主动服务响应、高效的内部审核与协同、人员考核与评价等多种应用方面也实现了全面加强与提升。
用友ERP-U872以其应用更完整、开放性更强、使用更方便、行业适应性更广、系统更安全、实施更快捷等众多优秀特性，更好地服务于广大客户的实际应用。
其关键的新特性主要有以下几方面。
（1）制造新特性：生产制造管理作为用友ERP—U872中国企业最佳经营管理平台的一个核心应用，主要帮助企业增强面向订单生产的适应能力，提高计划前产能平衡的准确度，同时降低生产成本与生产管理的复杂度，提高工厂的制造柔性，加快生产周转速度，更好地适应市场敏捷性需求。
（2）供应链新特性：供应链管理作为用友ERP-U872中国企业最佳经营管理平台的一个基础应用，帮助企业解决了在市场竞争激烈多变的情况下，原材料价格难以控制、交货期经常变动、销售订单难以预测、生产成本控制困难、各业务部门难以有效协作、分析评价体系不完善等问题。通过供应链管理帮助企业实现销售、生产、采购、财务部门的高效协同，逐步消除管理瓶颈，建立竞争优势。
（3）财务新特性：财务管理作为用友ERP-U872中国企业最佳经营管理平台价值管理的核心应用，能帮助成长中的企业解决财务核算效率低、业务信息传递不及时，内控管理难、预算执行难，资金使用不合理、企业经营风险增大，财务分析不全面、报告不及时等问题。通过财务管理帮助企业实现多角度的预算控制、实时的资金管理、高效的财务核算。
（4）关键行业新特性：在原有行业插件的基础上，新增或完善了机械行业、电子行业、制药行业、化工行业、服装行业、汽配行业等插件，使其在行业适用性方面更深、更广。
（5）人力资源管理新特性：新劳动法出台后，企业人力成本越来越高，用友ERP-U872根据新劳动法，在人力成本管理方面进一步完善了考勤休假业务，集成考勤机应用，提供人事变动整合应用，预制人力结构分析报表，帮助企业提高人力管理效率和决策。
（6）分销零售新特性：用友ERP-U872进一步增强了企业对销售通路和渠道的掌控能力，实现了批零一体化的管理，使得“ERP+分销零售整合”成为现实。
（7）信息安全新特性：随着萨班斯法案的推广和实施，身份认证成为企业进行IT内控的首要问题。有效的身份识别方式才能够为追溯行为和责任体系、审计证据提供最有效和最有力的支持。除了传统的“用户名+口令”，还支持动态密码和CA认证两种身份识别的方式，使得用户的所有操作都留有线索，出现问题时可以进行追溯。
（8）内控严格新特性：为满足企业审批时限控制以及业务流程规范化的管理，在工作流中新增审批时效结点，系统可以对审批结点进行超时设置，指定超时时限，超时后按某时间间隔进行自动提醒或自动转给他人审批，不符合条件的自动退回到发起人。通过审批时效的管理，一方面加快业务处理的效率，另一方面也加强了对业务的内控管理。

1.3.2 安装用友ERP-U8（8.72版）软件

安装用友ERP-U8（8.72版）软件，不仅对计算机的硬件有较高要求，而且需要为其正常运行配备所需的操作系统和相关的数据库管理系统，下面将从用友ERP-U8（8.72版）的系统技术架构入手，详细介绍该软件的安装过程。
1．用友ERP-U8系统开发技术架构
用友ERP-U8管理软件采用3层架构体系，从逻辑上来说，分为数据服务器、应用服务器和客户端。采用3层架构设计，可以提高系统效率与安全性，降低硬件投资成本。
但从物理上来说，上述三个部分在安装使用时，可分可合。既可以将数据服务器、应用服务器和客户端安装在一台计算机上（即单机应用模式）；也可以将数据服务器和应用服务器安装在一台计算机上，而将客户端安装在另一台计算机上（网络应用模式，但只有一台服务器）；当然，还可以将数据服务器、应用服务器和客户端分别安装在不同的3台计算机上（网络应用模式，且有两台服务器）。如果是C/S网络应用模式，在服务端和客户端分别安装了不同的内容，需要进行3层结构的互连。在系统运行过程中，可根据实际需要随意切换远程服务器，即通过在登录时改变服务器名称来访问不同服务器上的业务数据，从而实现单机到网络应用模式的转换。
通过参数设置，可以实现用友ERP-U8数据服务器、应用服务器和客户端各层的互连，从而方便地实现单机应用模式和网络应用模式的转变。
（1）客户端与应用服务器的连接。通过客户端“用友ERP-U8”/“系统服务”/“远程配置”或者在系统登录时选择“服务器”来实现客户端与应用服务端的连接。
（2）应用服务端与数据服务端的连接。在应用服务端，双击任务栏上的“U8服务管理器”图标，打开“U8服务管理器”窗口，双击其中的“设置U8服务参数”，打开“配置U8服务”对话框，输入数据库服务器名，即可实现应用服务器与数据库服务器的连接。
2．系统运行环境
用友ERP-U8管理软件属于应用软件范畴，需要按以下要求配置硬件环境，准备系统软件，如表1-1所示（此处给出的硬件环境为最低配置，一般而言，近两三年来的主流硬件配置可完全满足系统运行需求）。

注意

• 如果是单机安装，即把数据服务器、应用服务器、客户端安装在一台机器上，需要满足以上3项最低配置要求。
• 无论将用友ERP-U8系统安装至何磁盘分区，都应保证操作系统所在磁盘至少有2G的剩余空间，因一些共享组件要安装到系统目录。
• 在数据服务器安装、单机版安装或安装所有产品的情况下，需首先安装SQL Server 2000+SP4。
• 如果在Vista操作系统上安装和运行U872产品，建议至少配置2G以上内存。
• 在进行系统安装前，请确保计算机名中无“-”字符，无中文字符，否则将会影响系统的正常安装。

3．SQL Server 2000数据库的安装
用友ERP-U8管理软件要求以SQL Server 2000及其以上版本作为后台数据库。SQL Server 2000有个人版、标准版、企业版、专业版等多种版本，建议服务器上安装SQL Server 2000标准版；客户端视其安装的操作系统安装SQL Server 2000标准版或个人版。下面以安装SQL Server 2000个人版为例介绍安装过程。其操作步骤如下。
（1）双击运行SQL Server 2000安装文件Setup后，打开SQL Server 2000自动菜单，如图1-1所示。选择其中的“安装SQL Server 2000组件”命令，打开“安装组件”对话框，如图1-2所示。
（2）选择其中的“安装数据服务器”选项，稍候，打开“安装向导—欢迎”对话框，单击“下一步”按钮，打开“计算机名”对话框，如图1-3所示。选择“本地计算机”选项，单击“下一步”按钮，打开“安装选择”对话框，如图1-4所示。

（3）选择“创建新的SQL Server实例，或安装客户端工具”选项，单击“下一步”按钮，打开“用户信息”对话框。输入姓名，单击“下一步”按钮，打开“软件许可证协议”对话框。阅读后，单击“是”按钮，打开“安装定义”对话框，如图1-5所示。

（4）选择“服务器和客户端工具”选项，单击“下一步”按钮，打开“实例名”对话框，采用系统默认，单击“下一步”按钮，打开“安装类型”对话框。选择“典型”选项，并选择文件安装路径，单击“下一步”按钮，打开“选择组件”对话框。采用系统默认，单击“下一步”按钮，打开“服务账户”对话框，如图1-6所示。

（5）选择“对每个服务使用同一账户。自动启动SQL Server服务”选项，将服务设置为“使用本地系统账户”，单击“下一步”按钮，打开“身份验证模式”对话框，如图1-7所示。

（6）为了加强系统安全性，选择“混合模式”，选中“空密码”复选框，单击“下一步”按钮，打开“开始复制文件”对话框。
（7）单击“下一步”按钮，对前面所做设置进行确认，如没有问题继续单击“下一步”按钮。
（8）稍候片刻，系统安装结束，显示“安装结束”对话框，单击“完成”按钮，结束SQL Server 2000安装。
（9）接下来，安装SQL Server 2000的SP4补丁包（其安装过程与前述步骤类似）。
4．安装用友ERP-U872
（1）以操作系统管理员身份注册进入系统，将用友ERP-U8管理软件光盘放入光驱中，打开光盘目录，双击Setup.exe文件，之后进入安装欢迎界面，如图1-8所示。

（2）单击“下一步”按钮进入安装授权许可证协议界面，接受协议内容才能继续安装，如图1-9所示。

（3）单击“下一步”按钮，首先检测是否存在历史版本的U8产品。
（4）如果存在历史版本残留内容，提示并开始清理历史版本残留内容（清理MSI安装包时间较长，请耐心等待）；如果因为安装过程（包括卸载、修改或修复过程）异常中断导致失败，有可能在清理完毕后提示重新启动，按照提示操作即可（没有执行此操作的情况下直接进入第5步；重新启动的机器再次执行以上4步操作后进入第5步）。
（5）在以上界面输入用户名和公司名称，用户名默认为本机的机器名。
（6）选择安装程序安装文件的文件夹，可以单击“浏览”修改安装路径和文件夹。
（7）单击“下一步”按钮，选择最适合自己的安装类型，有五种选择。

• 标准：除GSP、专家财务评估之外的“全产品安装”。
• 全产品：安装应用服务器、数据库服务器和客户端所有文件。
• 服务器：安装应用服务器、数据库服务器、Web服务器的相关文件，用户也可分别选择进行安装。
• 客户端：只安装应用客户端相关文件，不使用的产品可以不安装。
• 自定义：如果上述安装都不能满足用户要求时，用户可自定义选择安装产品。

这里我们选择“全产品”，单击“下一步”按钮，如图1-10所示。

（8）环境检测：根据上一步所选择的安装类型及其子项检测环境的适配性。环境检测分为“基础环境”和“缺省组件”两部分，“基础环境”不符合要求，需要退出当前安装环境后手工安装所需的软件和补丁；“缺省组件”没有安装的，可以通过“安装缺省组件”功能自动安装，也可以选择手工安装，单击“信息”栏中“不符合”状态的组件对应的安装文件的地址链接，打开安装文件所在文件夹。
下面进行手动安装，双击已被选中的安装文件，直到所有“不符合”状态的组件全部安装完毕。单击“系统环境检查”对话框下的“取消”，弹出“退出安装”对话框，单击“否”，出现“安装类型”对话框，重新选择“全产品”，单击“下一步”按钮，再次环境检测，则系统环境应当完全符合要求了，如图1-11所示。
（9）当“基础环境”和“缺省组件”都满足要求后，单击“确定”按钮进入下一步；检测报告以记事本自动打开并显示出检测结果，可以保存；

（10）单击“下一步”按钮，可以选择是否记录安装每一个MSI包的详细日志，默认不勾选（勾选将延长一定的安装时间并占用部分磁盘空间，正常情况下不推荐使用）。
（11）单击“安装”按钮，进行产品安装，无论哪种类型的安装完成后，系统会提示已成功安装，是否需要立即启动计算机，建议您选择“是，立即重新启动计算机”。重启计算机后，即完成了ERP-U872的安装。
（12）应用服务端安装。计算机重新启动后需要安装应用服务器，在数据库实例处写上计算机的名称，口令按照安装数据库时录入的口令。
（13）产品启动。安装用友ERP-U8成功后重新启动计算机进入Windows操作平台，在右下角任务栏显示表示SQL Sever服务管理器安装成功，托盘显示，双击进入U8应用服务管理，如图1-12所示，其中包括U8加密服务、定时服务、报表服务、远程代理服务、Key管理服务、制造远程管理服务，供应链远程管理服务。如果列出以上服务，表示安装成功，如图1-12所示。